"O tempo perdido não se encontra nunca mais."
(Benjamin Franklin)
No mundo moderno, há uma legião de ladrões de tempo - são os chamados "desperdiçadores". Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, comprometendo suas metas e causando até mesmo estresse.
Veja a seguir os principais fatores mapeados e confira se eles estão presentes em sua vida:
Comunicação Deficiente
Ocorre quando responsabilidade e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso.
A posologia consiste em:
- defina com clareza metas e objetivos
- determine responsabilidades e atribuições
- utilize linguagem simples, concisa e sem ambigüidade
- na dúvida, pergunte - procure fazer certo na primeira vez
- forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata
- lembre-se de que a regra de ouro chama-se Delegar
Reuniões
Muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados.
Para torná-las produtivas:
- agende as reuniões com antecedência
- convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas ao tema
- defina a pauta e comunique-a a todos com antecedência
- determine horário de início e término
- mantenha a pauta e busque a objetividade
- não permita interrupções externas e mantenha telefones celulares desligados
- promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir
- faça ata ou memorando com resumo da reunião, assinado por todos os participantes
- faça reuniões curtas em pé
Telefone
Imprescindível na vida moderna! Constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseqüência, uma das fontes mais significativas de desperdício de tempo.
Algumas dicas:
- reserve horários para fazer e receber ligações
- relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade
- prepare-se para cada ligação com informações em mãos
- identifique-se no início da ligação (as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz...)
- deixe recados claros e concisos
- concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção do papo
- nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou se não desejar fazê-lo
- nada de desculpas ou mentiras: use a honestidade para dizer que não pode atender naquele momento
- encerre suas conversas com cortesia, porém, com objetividade
Telefone Celular
Na mesma proporção em que agiliza as comunicações, ele também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive a sua privacidade.
Sugestões para otimizar seu uso:
- desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefas que exigem concentração
- mantenha-o para vibrar em caso de urgência
- utilize o detector de chamadas para selecionar as ligações que merecem ser atendidas
- recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários pré-determinados
- grave uma mensagem personalizada no correio de voz
- considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade
- evite atendê-lo quando estiver em casa
E-mail
Substitui o telefone com objetividade, entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até disputas judiciais.
Formas de gerenciá-lo:
- baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia, em horários pré-definidos
- responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo
- utilize a Linha de Assunto para classificar as mensagens
- organize pastas diversas para arquivo
- crie regras de mensagens
- tenha uma assinatura eletrônica
- uilize um corretor ortográfico
Internet e intranet
São instrumentos importantes para acelerar a comunicação e a busca por informações. Vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega...
Além disso:
- avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de ferramenntas como ICQ e Messenger
- tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens
- atenção aos sites navegados em virtude do risco de vírus
- solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede, caso note alguma irregularidade
Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar, mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará.
E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente o tal do "E se..."....
AUTOR: Tom Coelho é formado em Economia pela FEA/USP e em Publicidade pela ESPM/SP. Tem especialização em Marketing pela MMS/SP e em Qualidade de Vida no Trabalho pela FIA-FEA/USP. É empresário, consultor, professor universitário, escritor, palestrante, diretor da Infinity Consulting e diretor estadual do NJE/Ciesp
Fonte: OS LADRÕES DE TEMPO – Tom Coelho - Jornal Carreira e Sucesso
