LADRÕES DE TEMPO

"O tempo perdido não se encontra nunca mais."

(Benjamin Franklin)

No mundo moderno, há uma legião de ladrões de tempo - são os chamados "desperdiçadores". Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, comprometendo suas metas e causando até mesmo estresse.

Veja a seguir os principais fatores mapeados e confira se eles estão presentes em sua vida:

Comunicação Deficiente

Ocorre quando responsabilidade e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso.

A posologia consiste em:

- defina com clareza metas e objetivos

- determine responsabilidades e atribuições

- utilize linguagem simples, concisa e sem ambigüidade

- na dúvida, pergunte - procure fazer certo na primeira vez

- forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata

- lembre-se de que a regra de ouro chama-se Delegar

Reuniões

Muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados.

Para torná-las produtivas:

- agende as reuniões com antecedência

- convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas ao tema

- defina a pauta e comunique-a a todos com antecedência

- determine horário de início e término

- mantenha a pauta e busque a objetividade

- não permita interrupções externas e mantenha telefones celulares desligados

- promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir

- faça ata ou memorando com resumo da reunião, assinado por todos os participantes

- faça reuniões curtas em pé

Telefone

Imprescindível na vida moderna! Constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseqüência, uma das fontes mais significativas de desperdício de tempo.

Algumas dicas:

- reserve horários para fazer e receber ligações

- relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade

- prepare-se para cada ligação com informações em mãos

- identifique-se no início da ligação (as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz...)

- deixe recados claros e concisos

- concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção do papo

- nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou se não desejar fazê-lo

- nada de desculpas ou mentiras: use a honestidade para dizer que não pode atender naquele momento

- encerre suas conversas com cortesia, porém, com objetividade

Telefone Celular

Na mesma proporção em que agiliza as comunicações, ele também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive a sua privacidade.

Sugestões para otimizar seu uso:

- desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefas que exigem concentração

- mantenha-o para vibrar em caso de urgência

- utilize o detector de chamadas para selecionar as ligações que merecem ser atendidas

- recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários pré-determinados

- grave uma mensagem personalizada no correio de voz

- considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade

- evite atendê-lo quando estiver em casa

E-mail

Substitui o telefone com objetividade, entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até disputas judiciais.

Formas de gerenciá-lo:

- baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia, em horários pré-definidos

- responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo

- utilize a Linha de Assunto para classificar as mensagens

- organize pastas diversas para arquivo

- crie regras de mensagens

- tenha uma assinatura eletrônica

- uilize um corretor ortográfico

Internet e intranet

São instrumentos importantes para acelerar a comunicação e a busca por informações. Vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega...

Além disso:

- avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de ferramenntas como ICQ e Messenger

- tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens

- atenção aos sites navegados em virtude do risco de vírus

- solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede, caso note alguma irregularidade

Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar, mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará.

E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente o tal do "E se..."....

AUTOR: Tom Coelho é formado em Economia pela FEA/USP e em Publicidade pela ESPM/SP. Tem especialização em Marketing pela MMS/SP e em Qualidade de Vida no Trabalho pela FIA-FEA/USP. É empresário, consultor, professor universitário, escritor, palestrante, diretor da Infinity Consulting e diretor estadual do NJE/Ciesp

Fonte: OS LADRÕES DE TEMPO – Tom Coelho - Jornal Carreira e Sucesso